十堰市教育局关于印发《十堰市普通中小学学生电子学籍管理暂行规定(试行)》的通知
关于印发《十堰市普通中小学学生电子学籍管理暂行规定(试行)》的通知
十教字[2007]107号
各县市区教育局、市直各中小学：
为切实加强我市中小学学生学籍管理工作，市教育局拟定了《十堰市普通中小学学生电子学籍管理暂行规定（试行）》，现印发给你们，请遵照执行。在执行中遇到的困难和问题要及时报市教育局基础教育科。
十堰市教育局
二〇〇七年十一月一日
主题词：普通中小学 学籍管理 通知
抄 报：省教育厅
十堰市教育局办公室 2007年11月1日印发
共印45份
十堰市普通中小学学生电子学籍管理暂行规定(试行)
第一章 总则
第一条 为了全面贯彻国家的教育方针，加强中小学学生学籍规范化管理，推进教育管理的信息化和现代化，特制定本规定。
第二条 本规定适用于十堰市境内所有承担小学、初中和普通高中教育教学任务的学校、教育机构和主管部门的学生电子学籍管理。
第二章 入学、建档和注册
第三条 义务教育阶段新生入学。全市义务教育年限为九年，接受义务教育的起始年龄为六周岁，残疾儿童、少年入学年龄可适当放宽。小学、初中新生实行免试就近入学。
农村新生入学。乡镇政府或委托中心学校按照辖区内适龄儿童、少年名单，在新学年开始前15天，向适龄儿童、少年法定监护人发放《义务教育入学通知书》，法定监护人持《义务教育入学通知书》在规定时间送适龄子女到指定学校就读。
城市（县城）新生入学。由适龄儿童、少年法定监护人根据当地教育行政主管部门确定的学校施教范围，在学校公布的时间送子女到学校报名。报名时需出具法定监护人及其适龄子女在本施教区的户籍、住房（房产证）等有关证明。
第四条 普通高中新生入学。初中毕业生根据十堰市教育局公布的各类普通高中招生条件到相应学校报名，各普通高中学校要严格按照招生规定招收新生，进行网上预录，经市教育局审定后，将正式录取的学生名单报省教育厅注册，由省教育厅审定并分配学号，取得学籍。
新生入学后，如发现有下列情况之一者，不予注册学籍：弄虚作假冒名顶替；已被其他学校录取；高中阶段在籍或已毕业。
第五条 民办学校按照教育行政管理部门确定的招生范围、标准和方式招收小学、初中、高中新生，新生名单需报当地教育行政主管部门备案。
第六条 小学、初中、高中新生入学后，学校使用全市统一的电子学籍管理软件系统建立班级和学生学籍档案。对已有电子学籍档案的学生小学升初中，初中升高中的情况，参见后述升学说明。
第七条 班级建档。新生入学后，学校学籍管理员根据学生实际分班情况，按系统要求正确建立新生班级信息，班级编码由系统自动生成，其编码规则：12位学校代码+4位一年级入学年份码+3位班级顺延码，计19位数字。如：4203010010011998001（“42”：湖北，“03”：十堰，“01”：市直，“001”：市直街办，“001”学校顺延码，“1998”：一年级入学年份码，“001”：班级顺延码）。
第八条 新生建档(小学一年级新生和由外省、市转入的学生)。各学校必须按学籍系统要求，建立全部新生的基本信息档案，相关说明如下：
1．学生编码。学生编码是识别学生的唯一标识号，学生转学、借读、升学等学籍异动均不改变学生编码。学生编码在小学一年级新生新建档案时由系统自动分配，一直沿用到高中毕业，中途不得变更。学生编码规则为：19位班级编码+3位学号顺延码，计22位数字。如：4203010010011998001001。
2．学生类别和来源类型，新建学生档案时，录入必须正确。学生类别是指普通学生、随班就读学生、残障学生（视力、听力、智力）和其他情况；来源类型是指正常入学、借读和其他情况。
3．姓名。学生在义务教育阶段、高中阶段依法更改姓名，其原名作为曾用名予以保留。学生更名应出具户口本到上级审批部门审核更改，学校级用户无权更改。
4．学生所在班级、民族、出生日、是否民工子女、是否独生子女等信息，务必全部录入准确。
5．监护人档案。每个新生建档时，必须录入该生法定监护人的基本信息，包括姓名、性别、与学生的关系、职业、通讯地址、电话等信息。
6．学生照片上传。每个新生建立文字档案后，必须给该生上传一张近期免冠登记电子数码照片。
第九条 学籍注册。学校给小学一年级新生和由外省、市转入的学生建档后，经教育行政主管部门审核后自动转入学籍库。由外省转入的普通高中学生需报省教育厅审批，由省教育厅统一分配湖北省的学号，才能取得正式学籍。
第十条 适龄儿童、少年因故未及时上学或在外地上学要求转回户籍所在地上学的，户籍所在地教育行政部门按就近入学原则安排学校就读，就读学校为其建立电子学籍档案，并带相关证明材料到上级审批部门审核注册。
第十一条 学生借读参见前述学生来源类型，将学生的来源类型更改为借读生。
第三章 学籍异动
转学
第十二条 市内转学。普通高中转学：示范（重点）高中学生可以转入一般普通高中，普通高中学生可以转入中等职业学校，一般普通高中学生不得转入示范（重点）高中，中等职业学校学生不得转入普通高中。学生个人向学校书面申请后，转出学校开具转学证明，转入学校同意后开具接收证明，转出学校学籍管理员审验同意转入证明后，在网上进行电子学籍的转学操作。网上操作流程如下：第一种方式，转出学校在网上提交学生转学申请——转入学校审查后在网上同意接收——市教育局审核。第二种方式，市教育局审验相关证明材料后直接进行网上转学。
义务教育阶段转学：转学程序与普通高中转学相同，审核机关是学校的教育行政主管部门（市教育局或县市区教育局）。网上操作流程如下：第一种方式，转出学校在网上提交学生转学申请——转入学校审查后在网上同意接收——当地教育行政主管部门审核。第二种方式，当地教育行政主管部门审验相关证明材料后直接进行网上转学。
第十三条 跨省、市转学。由外省、市转入，由于本市学籍管理信息系统中没有该学生的电子档案，只能按新生情况为其新建电子学籍，参见前述新生入学、建档和注册。学校为该生新建电子学籍，需带户口本或相关证明材料到当地教育行政主管部门办理审核手续。
由本市转至外省、市，由学校学籍管理员在学籍系统中提出转至外省、市申请，并在备注中注明转入省、市及学校，报上级审批部门审核。同时学校要及时转出学生的纸质学籍档案，对2007年秋季小学一年级、初中七年级新生没有建纸质学籍档案的，由教育行政主管部门或学校直接打印一份电子档案，加盖教育行政主管部门学籍管理专用章，作为学生转出的纸质学籍档案并带相关证明材料到主管部门办理审核手续。
第十四条 学生转学不得变更就读年级。
留级
第十五条 学习成绩特别落后的学生，由学校根据留级的相关规定，在学生电子档案中提交留级申请，审批部门审核后自动生效。
省（市）级示范（重点）高中和一般普通高中毕业年级学生不设留级，一般普通高中非毕业年级的留级比例控制在本年级学生总数的千分之五以内。
义务教育阶段要严格控制重复教育，小学一至六年级，初中一、三年级禁止留级，初中二年级的留级比例控制在本年级学生总数的百分之一以内。
休学、复学
第十六条 休学。学生因伤病或其它原因连续缺课超过3个月仍不能上学的，由学生本人或法定监护人提出书面休学申请并提交有关证明材料，经学校审核并开具休学证明，审批部门批准后，可准予休学。网上操作流程：学校在网上提交学生休学申请——审批部门审验相关证明材料后审核通过。
第十七条 复学。休学期满，学生或其法定监护人向原就读学校提出复学申请，学校同意后，在学籍管理系统中向审批部门提交复学申请并开具复学证明，审批部门批准后，可准予复学。复学后到其他学校就读的，按前述转学规定进行处理。
注销学籍
第十八条 注销学籍包括退学、停学、开除学籍、勒令退学、正常死亡、非正常死亡、其他等情况。
第十九条 义务教育阶段的学校不得开除或者劝退学生。
第二十条 普通高中学校学生因患不能治愈的重症或患慢性疾病长期休学，不能坚持正常学习（必须有县区级以上医疗机构证明）；学习期间因意外伤害性事故导致严重的智力缺陷或生活不能自理（必须有县区级以上医疗机构证明）；学生出国定居（必须凭学生本人护照复印件、户口簿复印件），可以办理退学手续。学生或其法定监护人持相关证明向学校提出书面退学申请，学校审核同意并报市教育局审批后，予以退学。
学生在一学期内连续旷课超过8周或累计旷课10周及以上，经学校与家长联系帮助教育无效者；或休学期满，经学校与家长联系仍未复学或不按期办理继续休学手续的，经学校报请市教育局审批后，可按自动退学处理。
对犯有错误的学生应给予帮助或批评教育，对极少数严重违反《中学生守则》、《中学生日常行为规范》和学校规章制度等有关规定的，可分别给予警告、严重警告、停学和开除学籍处分。
网上操作流程如下：第一种方法，所在学校在学生电子学籍系统中提交注销学籍申请，选择原因，审批部门审核后自动生效。第二种方法，有审批权限的教育行政管理部门审验相关证明材料后直接进行网上操作。
恢复学籍
第二十一条 对第十八条中所列情况和转至外省、市后又转回本市就读的学生等等，无需另行新建电子档案，只需将系统中原有的学籍予以恢复。网上操作流程如下：第一种方法，由原学籍所在学校在系统中提出恢复学籍申请——审核机构审核后生效；第二种方法，有审批权限的教育行政管理部门审验相关证明材料后直接进行网上操作。
第四章 升级、升学和毕结业
第二十二条 升级。义务教育阶段学生的电子学籍在每年8月31日下午5：00整由学籍管理系统自动升到本校上一年级，其中六年级和九年级由系统自动设置为“已毕业”状态。普通高中学校学生的电子学籍在每年6月30日下午5：00整由学籍管理系统自动升到本校上一年级，其中高三毕业班级由系统自动设置为“已毕业”。各学校学籍管理员要根据情况及时修改班级名称信息。
第二十三条 小学升初中。小学学籍管理员在“招生系统”中对本校六年级学生向本级教育主管部门提交升学报名申请，学籍管理部门（县市区教育局或市教育局）对所辖内的小学提交的小升初报名学生申请进行审核，报名申请和审核工作在每年7月20日前完成。初中学校学籍管理员在每年的9月1日后进行网上录取新生，初一新生的电子学籍提取工作在每年9月30日前完成。“招生系统”中没有的新生，初中学校可以添加，但要带户口本及相关证明材料到主管部门办理审批手续。
初中升高中，参照前面第四条执行。
第二十四条 学生在初中、高中学习期满，成绩符合毕业、结业规定，由学校管理员在学籍管理系统中提交毕、结业申请，并填写毕业证书编号，审批部门审核后自动生效。
第五章 管理权限和责任
第二十五条 学校管理员权限和责任。结合本校实际情况制订本校的学籍系统使用和管理规定，管理本校班主任账户、并对班主任进行操作培训，监督检查工作情况。
维护本校班级基本信息；对符合转学规定转入本校的学生进行确认接收；对学生学籍的异动（转学、留跳级、休学、复学、注销学籍、恢复学籍等）按前述要求在网上向主管部门提出申请；对学生毕结业按前述要求向主管部门提出申请。
维护本校学生的学籍基础数据：学生基本信息发生变动（如重新分班、学生法定监护人的信息发生变化、学生的其它信息发生变化、学生照片与文字信息不符等），学校必须及时进行修改；对无权修改的关键信息，如姓名依法更改、性别录入有误等现象时，要带相关证明材料到主管部门申请修改。
对小学一年级新生和由外省、市转入的学生新建电子学籍档案，并向教育行政主管部门提交注册申请。
第二十六条 中心学校管理员权限和责任。对管辖内学校的撤并提出申请；对管辖区内学校班级的跨校转移进行操作，使数据与实际情况相吻合；对管辖内各级学籍管理员进行培训。
第二十七条 县市区管理员权限和责任。有直接维护辖区内义务教育阶段任何班级、学生的基本信息和直接操作学籍异动等权限。
审核所辖区域内义务教育阶段学生的异动、初中毕业学生的毕结业、学校撤并等申请；管理所辖区域内各级操作员，初始化下级用户的密码；管理本县市区公告栏目设置，发布必要的公告；培训所辖区域内各级学籍管理员。
审核所辖区域内义务教育阶段学校提交的新增学生注册申请。
第二十八条 市级管理员权限和责任。有直接维护全市任何班级、学生的基本信息，直接操作任何学生的学籍异动等权限。
负责审核全市普通高中学生的异动、毕业学生的毕结业和新建学生电子学籍注册的申请；负责维护所辖区域内教育行政机构、学校的基本信息；管理公告栏目设置，发布必要的公告；培训各级学籍管理员。
第二十九条 各级学籍管理员每周至少要登陆系统两次，及时处理日常工作。
第三十条 十堰市境内所有承担小学、初中和普通高中教育任务的学校、教育机构和主管部门，必须为学生电子学籍管理系统落实管理人员，配备相应的设施和装备，完善相应的管理制度。
第三十一条 各区县要将所辖区域内中小学校的学籍管理员名的基本信息统计备案。基本信息包括姓名、所在单位、办公电话、手机、电子邮箱、QQ号等。学校学籍管理员一经确定，中途不得随意更换，特殊情况必须更换的，须向学籍主管部门申请，并上报新管理员的基本信息，经批准后方可更换。
第三十二条 不具备上网条件的学校，由所在乡镇中心学校指定代理管理员，代理管理员必须担负起所代管学校学生电子学籍的管理责任，加强与代管学校的联系，随时掌握代管学校的信息，及时录入和修改更新相关信息。
第三十三条 各级管理员要有安全和保密意识，禁止泄露自己的密码（或口令）给他人，并杜绝共用同一账号的情况（可根据需要在系统中新建用户）。所有用户在系统中的任何录入和修改更新，系统将自动记录用户名和时间等信息。
第三十四条 各授权用户，不得在系统中任意篡改数据。
第三十五条 追责。各级学籍管理员应严格按照此暂行规定录入、修改、审核相关信息，切实严肃工作纪律，认真落实管理责任制和责任追究制。
第六章 附则
第三十六条 县市区教育行政部门可以根据实际情况制定实施细则或补充规定
第三十七条 本暂行规定的解释权属十堰市教育局。
第三十八条 本暂行规定自发布之日起施行。